現場と本部の違い

本部と支店でもう一つ決定的に異なる点は、上司への報告方法です。

支店は稟議書を除けば、殆どの承認・報告事項は口頭で済ませます。精々メールで記録を残す程度です。現場はスピード最優先です。それでも毎日バタバタと時間に追われるのです。

一方の本部。上司への報告に異様に時間がかかります。支店から本部に異動になる人が一様に驚きます。

「何でわざわざ紙で報告や承認を求めるの？　何でメールじゃダメなの？」

期限が実質ないことが背景にあると思いますが、主な原因として二点あります。

一点目、回付ルートの関係者が多すぎます。部長までの最短ルートでも、担当者→チェックする先輩→チームリーダー→次長→副部長→部長となります。回付途中で質問が来るとさらに大変です。

「メールの回答だとわかりづらいから口頭で説明して」

よくあるパターンです。説明する時間のスケジュール調整が始まるのですが、大体偉い人ほど忙しいので予定が空いていなかったりするものです。数日後、質問した人が「打ち合わせの目的何だっけ？」っていう背景説明から始まります。現場では信じられない光景です。

二点目、形式に拘り過ぎます。いざ回付を始めると、最初にチェックする先輩が「うーん、何が言いたいのかよくわからない、書き直して」というわけです。

この修正のキャッチボールが信じられないくらい延々と続くわけです。指摘する内容は大体がどうでもいいことが多いのです。「この文章、改行されているところが読みづらい」、「この文字とあの文字、フォントが違う」殆どが形式チェックです。

「指摘するならまとめて一回で言ってくれよー」

「そんな細かいことよりも内容が大事じゃないか？」

と思うのですが、記録に残す物なので美しく仕立て上げないとならないのです。